Pemusnahan Arsip di Padang Pariaman Dipercepat Sesuai Regulasi
Padang Pariaman, AyoSumbar.id – Pemusnahan arsip menjadi salah satu fokus Pemerintah Kabupaten Padang Pariaman dalam penguatan tata kelola kearsipan yang digelar di Aula Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, Selasa (28/7/2026). Sekretaris Daerah Kabupaten Padang Pariaman, Hendra Aswara, membuka kegiatan yang juga membahas penerapan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD).
Hendra mengatakan arsip dinamis memiliki posisi penting dalam penyelenggaraan pemerintahan. Dokumen tersebut menyimpan kebijakan, keputusan, bukti akuntabilitas, hingga memori kelembagaan yang menjadi dasar dalam menjalankan pemerintahan yang baik.
“Arsip dinamis adalah jantung dari penyelenggaraan pemerintahan. Di dalamnya terdapat kebijakan, keputusan, bukti akuntabilitas, serta memori kelembagaan yang menjadi bagian penting dari tata kelola pemerintahan. Karena itu, arsip harus dijaga keamanannya dan dikelola aksesnya dengan baik melalui penerapan SKKAAD,” tegasnya.
Menurut Hendra, perkembangan organisasi menuntut pengelolaan arsip yang tidak sebatas penyimpanan. Sistem yang diterapkan juga harus mampu melindungi keamanan informasi sekaligus memastikan akses terhadap arsip diberikan secara tepat.
SKKAAD, kata dia, menjadi pedoman dalam mengatur dua hal utama. Aspek pertama berkaitan dengan perlindungan arsip dari kerusakan, kehilangan, bencana, serta akses pihak yang tidak memiliki kewenangan.
Aspek kedua menyangkut pengaturan hak akses terhadap arsip. Ketentuan itu menentukan pihak yang dapat membuka, menggunakan, hingga menggandakan arsip, sehingga perlindungan informasi dapat berjalan seimbang dengan keterbukaan informasi publik.
Hendra juga meminta agar pemusnahan arsip yang telah melewati masa retensi dipercepat dengan tetap mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan. Ia menegaskan, proses tersebut bukan sekadar menghilangkan dokumen yang dianggap sudah tidak digunakan.
“Mulai dari penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA), proses penilaian, penyusunan berita acara, hingga memperoleh persetujuan sesuai ketentuan. Tujuannya agar arsip yang masih memiliki nilai guna tetap terselamatkan, sementara arsip yang sudah tidak bernilai tidak lagi menumpuk dan membebani ruang kerja,” jelasnya.
Sekda Kabupaten Padang Pariaman itu selanjutnya meminta seluruh Kepala Organisasi Perangkat Daerah (OPD) segera menetapkan sistem ini di lingkungan instansi masing-masing. Ia juga mendorong dukungan penuh bagi pengelola arsip untuk meningkatkan kompetensi serta memastikan pemusnahan arsip dilakukan secara tertib melalui koordinasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan.
“Mari kita jadikan kegiatan ini sebagai momentum untuk mewujudkan tata kelola arsip yang aman, tertib, akuntabel, dan mampu mendukung terciptanya pemerintahan yang profesional serta pelayanan publik yang semakin berkualitas di Kabupaten Padang Pariaman,” ajaknya.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Padang Pariaman, Sumarni, menyampaikan bahwa kegiatan tersebut juga diarahkan untuk menyamakan pemahaman seluruh perangkat daerah mengenai penerapan SKKAAD. Selain itu, forum ini mendorong percepatan pemusnahan arsip inaktif yang telah habis masa retensinya sesuai ketentuan yang berlaku.
Ia menilai pengelolaan arsip yang baik merupakan bagian penting untuk mendukung pemerintahan yang efektif, efisien, dan akuntabel.
“Melalui kegiatan ini diharapkan kapasitas pengelola arsip di setiap perangkat daerah semakin meningkat, tata kelola arsip menjadi lebih efisien, serta perlindungan terhadap informasi yang bersifat sensitif dapat berjalan seimbang dengan keterbukaan informasi publik,” ujarnya.
Kegiatan diikuti sekretaris perangkat daerah dan para pengelola arsip dari seluruh OPD serta kecamatan se-Kabupaten Padang Pariaman. Narasumber berasal dari Sekretaris Daerah Kabupaten Padang Pariaman dan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat yang memberikan penguatan mengenai penerapan SKKAAD serta mekanisme pemusnahan arsip berdasarkan regulasi yang berlaku.
Penguatan SKKAAD dan percepatan pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Padang Pariaman diharapkan dapat membuat pengelolaan arsip lebih aman, tertib, dan akuntabel, sekaligus memastikan arsip yang masih bernilai tetap terlindungi. (*)
